Koszt rekrutacji – jak go policzyć w Excelu?
Sam wydatek na ogłoszenie nie pokazuje pełnego kosztu pozyskania pracownika. Zobacz, jak zsumować wydatki zewnętrzne i wewnętrzne, a następnie porównać kanały rekrutacji.
Co to jest koszt rekrutacji?
Koszt rekrutacji (ang. cost per hire) to wskaźnik HR pokazujący, ile firma faktycznie wydaje na zatrudnienie jednego pracownika – nie tylko na ogłoszenie o pracę, ale na cały proces: czas rekrutera, testy 🧪, rozmowy kwalifikacyjne 🗣️ i premie za polecenie 🤝. Bez tego wskaźnika trudno ocenić, czy dany kanał rekrutacji się opłaca, ani ile realnie kosztuje wysoka fluktuacja.
Koszt rekrutacji to suma wszystkich kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z procesem zatrudnienia w danym okresie, podzielona przez liczbę zatrudnionych osób w tym okresie. Wskaźnik odpowiada na pytanie: ile kosztuje pozyskanie jednego nowego pracownika?
Łączne wydatki na rekrutację mogą rosnąć wraz z fluktuacją: im więcej odejść, tym więcej procesów trzeba przeprowadzić, żeby utrzymać stan zatrudnienia. Dlatego koszt pozyskania jednej osoby i liczbę odejść warto raportować razem.
Rodzaje kosztów rekrutacji
Koszt rekrutacji dzieli się na dwie główne kategorie, które warto liczyć osobno:
Koszty bezpośrednie
Ogłoszenia, prowizje agencji rekrutacyjnych, testy kompetencyjne, badania lekarskie, premie za polecenie.
Koszty pośrednie
Czas rekrutera i managera poświęcony na proces wyboru kandydatów oraz odpowiednia część kosztów narzędzi rekrutacyjnych.
Koszt wg kanału rekrutacji
Liczony osobno dla portali pracy, agencji, poleceń i social media – pokazuje, który kanał jest najbardziej opłacalny.
Wzór na koszt rekrutacji
Podstawowy wzór na koszt pozyskania jednej osoby wygląda następująco:
Koszt rekrutacji = (Suma kosztów zewnętrznych + Suma kosztów wewnętrznych) / Liczba zatrudnionych osób Koszty zewnętrzne = ogłoszenia + prowizje agencji + testy + badania Koszty wewnętrzne = (czas rekrutera × stawka godzinowa) + (czas managera × stawka godzinowa)
W Excelu, zgodnie z tabelą poniżej: A – kanał, B – liczba zatrudnionych, C – koszty zewnętrzne, D – koszty wewnętrzne, E – koszt na osobę:
' ── Koszt na osobę dla pierwszego kanału: wpisz do E2 i kopiuj w dół ── =JEŻELI(B2=0;"";(C2+D2)/B2) ' ── Koszt na osobę dla całej firmy: wiersz podsumowania E6 ── =JEŻELI(SUMA(B2:B5)=0;"";(SUMA(C2:C5)+SUMA(D2:D5))/SUMA(B2:B5))
Przykład – koszt rekrutacji wg kanału
Poniżej przedstawiamy koszt rekrutacji fikcyjnej firmy BudMed Sp. z o.o. w podziale na kanały pozyskania kandydatów w I kwartale 2026:
| Kanał | Liczba zatrudnionych | Koszty zewnętrzne | Koszty wewnętrzne | Koszt na osobę |
|---|---|---|---|---|
| Portal pracy | 8 | 4 800 zł | 6 400 zł | 1 400 zł |
| Agencja rekrutacyjna | 3 | 27 000 zł | 2 100 zł | 9 700 zł |
| Polecenia pracownicze | 5 | 5 000 zł | 2 500 zł | 1 500 zł |
| 4 | 3 200 zł | 3 600 zł | 1 700 zł | |
| Cała firma | 20 | 40 000 zł | 14 600 zł | 2 730 zł |
Jak interpretować wynik?
Benchmark branżowy
Porównuj ten sam zakres kosztów w kolejnych okresach i w podobnych rolach. Koszt zależy od stanowiska, rynku oraz zakresu wydatków uwzględnionych w kalkulacji.
Najtańszy kanał ≠ najlepszy
Polecenia bywają tanie, ale warto zestawić koszt z retencją zatrudnionych tą drogą – tani kanał z wysoką rotacją nie jest opłacalny.
Powiązanie z fluktuacją
Koszt rekrutacji jest jednym ze składników kosztu rotacji. Osobno policz wakat, wdrożenie następcy i utraconą produktywność.
Najczęstsze pułapki przy liczeniu kosztu rekrutacji
-
✗
Liczenie tylko kosztów zewnętrznych. Pominięcie czasu rekrutera i managera zaniża wynik. Wliczaj także koszty wewnętrzne.
-
✗
Brak podziału na kanały. Uśredniony koszt rekrutacji ukrywa, który kanał realnie się opłaca. Licz osobno dla każdego źródła kandydatów.
-
✗
Pomijanie kosztu wakatu. Koszt wakatu jest ważny, ale ujmij go osobno w szerszej analizie rotacji, aby nie mieszać dwóch wskaźników.
-
✗
Nieuwzględnianie rekrutacji nieudanych. Wydatki na procesy zakończone bez zatrudnienia także obciążają pulę kosztów rekrutacji. Jeśli nowa osoba szybko odchodzi, kolejne zatrudnienie generuje nowy koszt.
Podsumowanie – co warto zapamiętać
-
Wzór:
(koszty zewnętrzne + koszty wewnętrzne) / liczba zatrudnionych osób - Koszty zewnętrzne = ogłoszenia, prowizje agencji, testy, badania lekarskie
- Koszty wewnętrzne = czas rekrutera i managera × stawka godzinowa
- Licz koszt osobno wg kanału rekrutacji, żeby porównać opłacalność źródeł
- Gdy liczba zatrudnionych wynosi zero, nie obliczaj kosztu na osobę; sprawdź to warunkiem JEŻELI
- Zestaw koszt rekrutacji z fluktuacją, ale pozostałe koszty rotacji licz osobno
- Porównuj wyniki przy tej samej definicji kosztów oraz w podobnych grupach stanowisk
Przeczytaj również
Ładowanie artykułów…